- beschreibt konkrete Verhaltensweisen
Beschreiben Sie möglichst konkret das Verhalten Ihres Gegenübers und Ihre Reaktionen darauf. Wenn Sie zunächst Ihre Beobachtungen schildern, steigt die Chance, dass der Andere Ihnen zuhört. Und je genauer Sie benennen, was Sie stört (und auch freut!), desto eher kann der Andere Ihre Position nachvollziehen. Also:
Statt: „Sie sind unzuverlässig“, vielleicht: „Wie hatten für die Übergabe den Tag X vereinbart und bis heute habe ich nichts von Ihnen erhalten“.
Statt: „Sie sind rücksichtslos“, vielleicht: „Sie haben mich jetzt zum dritten Mal unterbrochen“.
Statt: „Sie sind eine große Stütze“, vielleicht: „Sie haben mir gerade bei einer für mich sehr schwierigen Frage geholfen“.
Wenn Sie das Verhalten des Anderen pauschal kritisieren, laufen Sie Gefahr, sich schnell in Diskussionen zu verlieren, die Sie gar nicht führen wollten, frei nach dem Motto: „Sie unterbrechen mich immer!“ „“Stimmt nicht, gestern habe ich Sie nicht unterbrochen und Montag vor einer Woche auch nicht!“ Mit der Schilderung beispielhafter Situationen steigt die Chance, dass das eigentliche Anliegen weiterhin Gesprächsthema bleibt.
- bezieht sich auf Verhaltensweisen, die der Empfänger verändern kann
Wenn Sie jemanden für etwas kritisieren, was er offensichtlich nicht ändern kann, laufen Sie Gefahr, den Anderen bloßzustellen. Dies wird dessen Bereitschaft, Ihnen zuzuhören, vermutlich nicht steigern. Überlegen Sie, ob der Andere das, was Sie kritisieren wollen, auch ändern kann.
- erfolgt möglichst zeitnah:
Je zeitnaher eine Rückmeldung zu einem Ereignis erfolgt, desto eher sind meist alle Beteiligten in der Lage, sich an die betreffende Situation zu erinnern. Eine Klärung wird dann umso wahrscheinlicher. Ausnahmen hiervon können Situationen bilden, in denen einer oder alle Beteiligten emotional sehr beteiligt sind, und es erfolgversprechender sein mag, den ‚großen Sturm’ zunächst erst einmal abziehen zu lassen.
- erfolgt in einer Situation, in der der Angesprochene auch in der Lage ist, das Gesagte aufzunehmen
Überlegen Sie, ob der Andere gerade in der Lage ist, Ihnen zuzuhören und fragen Sie ihn, ob er zu einem Gespräch bereit ist. Wenn der Moment gerade ungünstig scheint oder generell bei schwerwiegenden Themen kann es hilfreich sein, einen Termin zu einem späteren Zeitpunkt zu vereinbaren. Dies bietet allen Beteiligten die Möglichkeit, sich vorzubereiten, wodurch die Gefahr von ‚kränkenden Schnellschüssen’ erheblich sinken kann.
- begrenzt die angesprochenen Punkte
Menschen sind oft nur in begrenztem Maße aufnahmefähig für Kritik, bei zunehmender emotionaler Bedeutung wahrscheinlich noch weniger. Gerade, wenn Sie meinen, dass Einiges in der Beziehung zu Ihrem Gegenüber im Argen liegt, ist die Gefahr groß, "mal so richtig Dampf abzulassen zu wollen". Das kann zwar für den Moment sehr befreiend sein, führt jedoch unter Umständen dazu, dass nichts von dem Gesagten ankommt, weil der Andere sich Ihren Heftigkeiten verschließt. Überlegen Sie sich vielleicht vorher, welche Punkte Ihnen wirklich wichtig sind, sprechen Sie diese gezielt an und lassen Sie es dann auch gut sein. Wenn das Gespräch für beide Seiten konstruktiv verläuft, erledigen sich weitere Aspekte zuweilen von selbst. Und wenn nicht, haben Sie eine gute Ausgangsbasis für ein zweites Gespräch geschaffen. er!“
- übernimmt Verantwortung für die eigene Sichtweise
Sie haben etwas als angenehm oder vielleicht auch störend empfunden, das muss nicht unbedingt jeder ähnlich sehen. Machen Sie deutlich, dass es IHR Empfinden ist, welches Sie zu der Rückmeldung veranlasst. Begründen Sie, weshalb Sie ein bestimmtes Verhalten stört, warum es wichtig ist für Sie. Das macht es Ihrem Gegenüber in der Regel leichter, Ihnen zu folgen. Dies gilt übrigens ebenso für sogenanntes positives Feedback
Statt: Sie benehmen sich daneben“, vielleicht: „Das ärgert mich, weil mir Zuverlässigkeit wichtig ist und ich mich gerne auf Sie verlassen möchte“.
Statt: „Sie sind ein toller Mitarbeiter“, vielleicht: „Ich schätze es sehr, dass Sie das Projekt vor dem vereinbarten Termin abschließen konnten, weil mir die Zufriedenheit unserer Kunden sehr wichtig ist“.
- verliert das gemeinsame Ziel nicht aus den Augen
Welches Ziel wollen Sie mit Ihrer Rückmeldung erreichen? Wahrscheinlich werden Rückmeldungen meist aus dem Wunsch heraus formuliert, das Miteinander konstruktiver zu gestalten und/oder Prozesse zu optimieren. Statt ausgiebig darüber nachzudenken, was alles schief gegangen ist, kann es hilfreich sein zu überlegen, was Sie sich eigentlich wünschen. Wie könnte eine für Sie befriedigende Lösung aussehen? Was kann Ihres Erachtens verbessert werden? Welches Ziel, glauben Sie, verfolgt Ihr Gegenüber? Lassen sich vielleicht gemeinsame Ziele finden?
- macht deutlich, was Sie sich von Ihrem Gegenüber wünschen
Sie können dem Empfänger Informationen darüber liefern, was Sie sich im Hinblick auf sein Verhalten zukünftig wünschen. Achten Sie darauf, dass Ihre Wünsche und Bitten konkret formuliert sind und dass ihre Erfüllung überprüfbar ist. Nur wenn der Andere tatsächlich weiß, was Sie von ihm erwarten, hat er auch die Möglichkeit, Ihrer Bitte nachzukommen. Allerdings liegt die Entscheidung, ob er dies wirklich tut, letztlich bei ihm.
Und ganz nebenbei: Wann haben Sie zum letzten Mal Ihre Anerkennung, Ihre Freude oder Ihre Zufriedenheit geäußert?
Die Idee zur grundsätzlichen Struktur stammt aus Werner Stangels Arbeitsblättern - vielen Dank hierfür.
Wertvolle Anregungen zum Thema habe ich in dem Buch Gewaltfreie Kommunikation von Marshall Rosenberg und dem dazugehörigen Trainingsbuch von Ingrid Holler gefunden.